RutaLaGourmet recomienda siempre investigar antes de realizar un evento independiente. Si este es a corto, mediano, largo plazo, hay que fijar los objetivos donde cada etapa va presidida de otra en un accionar fluido y continuo. ProtocoloChile clasifica la etapa de planificación en tres áreas: el antes, el durante, el después. Ese es el esquema que le ayuda a seleccionar y analizar los hechos y elementos que debe considerar a la hora de realizar una ceremonia. En estas etapas hay dirección, control y evaluación de los mensajes.
Estos mensajes son: escritos, orales, kinésico o visual. Si el equipo que está realizando la actividad no tiene claro que todo comunica, es mejor no efectuar ningún evento porque el perjuicio de una mala imagen o impresión de parte de los asistentes es un costo en tiempo, en relaciones y en dinero muy difícil de revertir.
Es necesario tomar en cuenta el retorno de inversión cuál es el costo de esta actividad y cuándo se recupera en el tiempo esta inversión a raíz del evento que se realizó. Es decir, si las consecuencias fueron positivas, se estrecharon relaciones, hubo oportunidad para concretar negocios, se abrieron puertas donde no las había, la marca de la institución ha sido reforzada por el buen término de la actividad y su reputación ha sido realzada.
Las herramientas de control como cronogramas, carta gant, presupuestos, facilitan la supervisión y el cumplimiento de los planes según lo dispuesto. La capacitación adecuada del personal en materia de servicio, trato y cortesía es de vital importancia, como también dar a conocer la filosofía de la empresa, sus valores, principios y su misión, que sean aceptados y respetados por el grupo humano que trabajará en la realización de este evento.
No se puede cometer el error de que una persona a cargo de servir la mesa o recepcionar a las autoridades en materia de protocolo saque una pancarta o realice una protesta en contra de las autoridades. La compostura y buen tino de las personas que tienen la responsabilidad de llevar a cabo esta ceremonia debe ser impecable.
El anfitrión será quien decida, diseñe y organice el acto al que invita. Será quien recibe, quien dispone de la precedencia, quien los entretiene, quien los despide.
Los adornos de mesa, deben tener una decoración elegante, sobria, que hagan cómodo el servicio. Las flores y adornos no deben impedir la comunicación visual y haber estudiando el entorno, la zona, el clima y el contexto. Un adorno en la mesa en la playa podría ser una canasta de conchas, en cambio en el campo y en época de otoño podría ser un canasto de limones con mandarinas. Para la noche se reservan los candelabros y velas, que deberán encenderse al momento en que entren los invitados.
El menú es lo primero que se debe tener en cuenta a la hora de organizar un banquete. Hay que tener claro la temporada del año, si es otoño-invierno, primavera-verano, la zona geográfica, qué productos de la zona se pueden ubicar. Por ejemplo: en Chile las papayas son reconocidas de la ciudad de La Serena.
Punto de vista del protocolo
Primera categoría: ámbito familiar
Mesa campestre: podemos percibir la preocupación estética por presentar esta mesa en los arreglos de alcachofa con la flor lila, los cuales son de bajo tamaño para no interrumpir las conversaciones entre los invitados. Sin embargo, podemos observar que no han reinterpretado de manera correcta las reglas del protocolo tradicional al no considerar que el tamaño del vaso de agua, no debe ser de la misma altura que la copa de vino.
Mesa de terraza: en la presente mesa, podemos percibir la influencia del ambiente distendido en el cual se encuentra por la disposición de la vajilla, sin descuidar su presentación, así vemos como un simple arreglo de flores rojas puede ser un detalle relevante, que le otorga vida a la mesa logrando a su vez integrar el espacio físico en el que se encuentra.
Segunda categoría: mesa ejecutiva
Mesa de hoteles durante la hora de almuerzo: en esta imagen cabe resaltar la disposición horizontal en la cual se encuentran las servilletas, denota la elegancia y la higiene, por otra parte permite destacar los cubiertos y los arreglos bajos de flores.
Mesa formal que tiene como objetivo rendir homenaje a Michelle Bachelet: en esta mesa nos encontramos con las autoridades políticas de Guatemala realizando un homenaje a la Presidenta de nuestra nación.
Michelle Bachelet almorzando junto a la ex Presidenta de Argentina, Cristina Fernández de Kirchner: En la presente imagen podemos destacar el contexto formal, ya que cuenta con la asistencia de la ex Presidenta de Argentina Cristina Fernandez, entonces este almuerzo tiene como finalidad el buen manejo de las relaciones públicas. En esta clase de evento, rigen las normas del protocolo oficial de estado, como por ejemplo la forma correcta de usar la banda presidencial, es usando el color azul hacia el cielo. Otra observación importante, corresponde al orden de prelación en el cual se encuentran distribuidas las autoridades políticas asistentes al almuerzo. Así, emerge los siguientes cuestionamientos: ¿cómo organizar una mesa redonda? ¿dónde se sienta la persona que detenta el cargo más importante?.
La mesa redonda se organiza en torno a la persona que detenta el cargo más importante, , sin embargo en este caso es la Presidenta Michelle Bachelet quien marca la pauta de distribución de los asientos dado que el almuerzo ha sido con sede en nuestro país. Además se debe tener presente, que en caso de estar en otro contexto de índole familiar, el asistente más importante a la comida debe estar mirando un ventanal o algún cuadro hermoso, mientras que el anfitrión debe estar mirando la puerta para estar atento a la llegada o necesidad de sus invitados y por último la dueña de casa o el chef siempre deben estar observando la puerta de la cocina, para estar atentos.
Por otra parte, para realizar la distribución de los asientos hay que tener presente que esto viene dado desde tiempos remotos, por ejemplo este orden ha sido marcado por la religión cristiana: en el credo; al indicar el concepto de trinidad: Dios al centro, Jesús se encuentra sentado a la derecha y el Espíritu Santo a la izquierda. En consecuencia, a menos que sea en un evento de carácter oficial, jamás el anfitrión cederá el puesto más importante. Tampoco debemos olvidar, que para lograr una óptima gestión organizacional de la mesa se recomienda hacer una lista para establecer la importancia de cada asistente y disponer de los asientos de acuerdo a las diversas necesidades e intenciones que se desean trabajar en aquel evento, como ocurre en la reunión de los Estados Latinoamericanos y Caribeños.
Mesa de trabajo Barack Obama junto a François Hollande, Presidente de Francia: En la presente mesa nos encontramos con una preocupación por el trabajo de conceptos estéticos, por ejemplo los arreglos florales marcan la pauta por el intenso color rojo que alude a la bandera de EEUU. Por otra parte, la distribución de los invitados se ha realizado siguiendo el modelo francés, en el cual la cabecera va al centro de la mesa y no en las esquinas, permitiendo optimizar las relaciones públicas entre sus asistentes.
Tercera categoría: mesa de conferencia de prensa
Mesa de conferencia de prensa de Michelle Bachelet: Este acto debe contar con las reglas formales establecidas en la ley de protocolo oficial, así detrás del podio debe colocarse la bandera de Chile con el Escudo Nacional dada la importancia del evento.
Mesa de conferencia de prensa Barack Obama: en la presente propuesta por el presidente Barack Obama, podemos destacar el valor simbólico que representa la disposición de los elementos que componen una conferencia de prensa, ya que a diferencia de la Presidenta Bachelet, el Obama plantea un disposición magnánima de los elementos que componen el espacio, como por ejemplo las esculturas, el cuadro con marco barroco, la disposición de las banderas respecto de su podio.
Cuarta categoría: mesa formal.
Reina Isabel de Inglaterra en cena con invitados: Dada a la tradición y elegancia de Inglaterra es que ha decidido organizar la mesa al estilo francés, para permitir el desarrollo fluido de comunicación entre los asistentes y la reina Isabel de Inglaterra. Por otra parte, en cuanto a la estética del evento cabe destacar la razón por la cual no se utiliza mantelería, radica fundamentalmente en la importancia histórica y estética por la cual el mueble se desea exhibir.
Decoración mesa formal Reino Unido: en esta mesa es relevante destacar el uso de la servilleta. Se considera que entre menos manipulada se encuentre la servilleta, es más higiénico. Sin embargo, en este caso podríamos plantear que que tuvieron que decidir que la servilleta sea en forma de vela para indicarle al comensal que hay un puesto, dado que hay excesiva decoración, por ejemplo hay piña, flores, es casi una bandera, porque a la vista existen diversos estímulos.
Primera cena de Estado de Catherine Middleton, Duquesa de Cambridge y Presidente de la República Popular China Xi Jinping junto a su esposa Peng Liyuan, quienes se encontraban en viaje oficial por el Reino Unido: Este evento consistía en un banquete de Estado en honor al Presidente de la República China junto a su esposa, la cual fue ofrecida por la Reina Isabel y el Príncipe Felipe Duque de Edimburgo.
Por otra parte, hay que destacar los elementos significativos de este banquete, por el ejemplo el vestido de la Duquesa de Cambridge no fue escogido por casualidad, ya que para la cultura China el rojo representa un valor importante en su cultura, ya que dice relación con la fortuna, buena suerte, etc.
Cena ofrecida al Presidente de la Federación Rusa Vladímir Putin, Presidente de la Federación Rusa junto al Presidente de los Estados Unidos Barack Obama.
Presidente Barack Obama junto al Emperador Japonés Akihito, junto a su esposa la Emperatriz Michiko en el Palacio Imperial de Tokio: es apropiado destacar este evento formal, dada la solemnidad de los japoneses, su elegante apreciación estética en la cual prima el concepto minimalista en la presentación tanto de la mesa como de sus vestuarios.
Reina Máxima Zorreguieta junto al Rey Guillermo Alejandro de los Países Bajos ofrecieron un Banquete de Estado en el Palacio Real en honor al Presidente de la República Popular China Xi Jinping y su esposa Peng Liyuan: en este acto formal, cabe destacar el análisis protocolar respecto al uso de la copa de vino, ya que nos encontramos con dos aplicaciones distintas en materia protocolar. En el caso de la Reina Máxima encontramos una reinterpretación del protocolo clásico, ya que toma la copa desde el cuerpo para evitar derrame de vino, mientras que el Presidente de la República Popular China toma la copa de manera clásica, es decir desde el pie de la copa, lo cual puede producir accidentes por falta de equilibrio a causa de su tamaño.
[Este articulo se reedita de la publicación de rutalgourmet.blogspot.com y protocolochile.blogspot.com propiedad de RutaLaGourmet.]
